SOLUCIONES OMEGA S.A., es una compañía dedicada a la elaboración de productos de molinería; actividades de producción, transformación, alistamiento, envase, empaque y comercialización; transporte de carga por carretera.
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la constitución política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por Soluciones Omega S.A., respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
• Autorización: Se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que Soluciones Omega S.A., lleve a cabo el tratamiento de datos personales del titular.
• Aviso de privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por Soluciones Omega S.A., que ha sido puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Consiste en el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
• Dato personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
✓ Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
✓ Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
✓ Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
✓ Dato personal semiprivado: Aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puedan interesar no solo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice Soluciones Omega S.A., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
• Habeas Data: Derecho constitucional que tiene todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en la base de datos o archivos.
• Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta a Soluciones Omega S.A., como proveedores, clientes o cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual.
I. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales en Soluciones Omega S.A., se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular
b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener Soluciones Omega S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso restringido: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución.
f) Principio de Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Soluciones Omega S.A., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
II. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos
Soluciones Omega S.A., podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores.
b) Gestionar tramites (solicitudes, quejas, reclamos)
c) Para fines comerciales.
d) Publicidad, mercadeo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa.
e) contabilización
f) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
g) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos
h) Evaluar la calidad del servicio
i) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
j) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Soluciones Omega S.A., y/o por terceras personas
k) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
l) Soportar procesos de auditoría interna o externa
m) En el caso de requerimientos judiciales y legales.
n) Realizar transacciones
o) Capacitación y formación.
III. Personas a quienes se les puede suministrar la información
a) A los titulares, a sus causahabientes (cuando ellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
IV. Área responsable y procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal
Soluciones Omega S.A., con NIT 900.192.325 garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información vinculada con la identificación del titular.
Será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato, Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. ; al correo electrónico info@solucionesomega.net, llamar a la línea telefónica Soluciones Omega S.A.,, Mosquera teléfono 8928020-21, o radicarla en las siguiente dirección que correspondientes a nuestra oficinas Parque Industrial San Jorge / Mosquera Bodega 35 Manzana P4; La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
V. Deberes de Soluciones Omega S.A
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Soluciones Omega S.A., los siguientes sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
3. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
4. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
5. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política
6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Actualizar la información cuando sea necesario.
8. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
9. Informar cuando el personal este siendo monitoreado y grabado por las cámaras de la compañía, cumplimiento con nuestro “instructivo de supervisión a cámaras de vigilancia”.
10. Velar por el cumplimiento del “procedimiento de respaldo de información” con el fin de generar back up´s de nuestra información
Vl. Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento por parte de Soluciones Omega S.A
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte Soluciones Omega S.A:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de Soluciones Omega S.A., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
VII. Solicitud de autorización al titular del dato personal
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Soluciones Omega S.A., solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia; (ver anexo 1 “Autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales”).
VIII. Casos que no requieren autorización
De conformidad con la ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesario cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza publica
c. Casos de urgencia médica o sanitaria
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
IX. Tipos de bases de datos
1. Base de Datos Clientes.
2. Base de Datos Proveedores.
3. Base de Datos Nomina.
4. Registros en cámaras de la compañía.
X. Forma de obtención de los datos suministrados
Soluciones Omega S.A., podrá pedir expresamente a los titulares o recolectar por medio del desarrollo de su actividad comercial los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos los cuales son:
• Nombres y Apellidos
• Número de identificación
• Dirección, teléfono y correo electrónico
• Ciudad y Barrio
• Estados de cuenta, balances contables y certificados de renta (Cuando se requiera)
Los datos podrán ser suministrados a través del medio de facturación sistematizada y/o papel, cotizaciones o de comportamiento de los titulares como reclamaciones como solicitudes de información: encuestas, propuestas, ofertas, eventos o mercadeo.
Una vez suministrados estos datos el correspondiente consentimiento, los daros serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente política de privacidad.
XI. Medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, de Soluciones Omega S.A., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a:
• Los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
• El documento “control de documentos y manejo de información” (Anexo 2), debe ser firmado y sellado siempre que se envíen documentos de Soluciones Omega S.A., a los clientes/proveedores/contratistas que soliciten información para actualizar sus bases de datos o/y hacer uso puntual de la información de la compañía.
XII. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales Soluciones Omega S.A
Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e Históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XIII. Fecha de entrada en vigencia
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 13 de enero de 2020 y entra en vigencia a partir del día 15 de enero de 2020
Del 2020 Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la los informes realizados por el comité de ética.
Última actualización: 10 de diciembre de 2024.
